Spracovanie dokumentácie ku GDPR /
ochrana osobných údajov
Veľkej časti podnikateľov vyplývajú zo zákona povinnosti týkajúce sa GDPR / ochrany osobných údajov. Prečo by ste si mali zabezpečiť splnenie týchto povinností prostredníctvom našej kancelárie?
1. Odborné posúdenie / individualizácia
Pri príprave dokumentácie týkajúcej sa GDPR (ochrany osobných údajov) je potrebné zohľadňovať mnohé osobitosti jednotlivých podnikateľov. Použitie rovnakých vzorových dokumentov na akúkoľvek podnikateľskú činnosť v akýchkoľvek podmienkach jednoducho nemôže splniť zákonné podmienky (takéto vzorové dokumenty totiž, žiaľ, veľká časť podnikateľov využíva).
3. Poistenie zodpovednosti za škodu
Naša advokátska kancelária má uzatvorené poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú pri výkone našej činnosti, a to do výšky sumy 1.500.000 EUR. Teda riziká (zodpovednosť za škodu) pri našej činnosti sú kryté týmto poistením.
5. Zastupovanie pri kontrolnom konaní
Súčasťou zastúpenia je aj zastupovanie v prípadnom konaní týkajúcom sa kontroly plnenia povinností v oblasti GDPR, ako aj prípadné konzultácie v prípade podnetov dotknutých osôb (Vašich klientov, ktorých osobné údaje spracúvate) a súvisiace činnosti.
7. Rýchlosť konania
Rovnako ako pri plnení akejkoľvek inej zákonnej povinnosti, ani riešenie oblasti GDPR nie je vhodné odkladať na neskôr. Preto v prípade požiadavky klienta postupujeme čo najrýchlejšie tak, aby boli zákonné podmienky splnené v čo najkratšom čase.
2. Vysvetlenie všetkých povinností
Súčasťou služby zo strany našej kancelárie je aj súvisiaca konzultácia a vysvetlenie všetkých dôležitých skutočností - ako postupovať v konkrétnych prípadoch spracúvania údajov, ako dokumentáciu aktualizovať vzhľadom na aktuálne okolnosti, ako použiť zamestnancov alebo tiež čomu sa vyhnúť pri spracúvaní osobných údajov. Vysvetlivky poskytujeme písomne (e-mailom), ale aj osobne a telefonicky.
4. Zabezpečenie komplexného spracovania
Pri posúdení Vašej činnosti najskôr dôkladne identifikujeme všetky situácie, pri ktorých prichádza k nakladaniu s osobnými údajmi a následne pripravujeme dokumentáciu tak, aby všetky zistené skutočnosti zohľadňovala. Teda pre klientov ponúkame komplexné spracovanie GDPR dokumentácie šité pre ich potreby.
6. Prísna dôvernosť informácií
Naša advokátska kancelária je priamo zo zákona viazaná povinnosťou mlčanlivosti - teda informácie o Vás, ako našom klientovi, alebo o akejkoľvek činnosti pre Vás - sú pre nás prísne dôverné.
8. Informovanie o akýchkoľvek zmenách
V rámci tejto služby zabezpečujeme tiež priebežné sledovanie právnej úpravy týkajúcej sa ochrany osobných údajov a v prípade zmien o tom informujeme klientov (spolu s informáciou o tom, čo to pre nich znamená, akým spôsobom je potrebné zmeny reflektovať v dokumentácii a činnosti podnikateľa a podobne).
Nie ste si istí, či sa povinnosti súvisiace s GDPR týkajú aj Vás a Vášho podnikania?
Ak si nie ste istí, či musíte splniť povinnosti týkajúce sa GDPR, potom môžete využiť bezplatnú úvodnú konzultáciu - na základe informácií, ktoré nám poskytnete posúdime, či sa na Vás povinnosti vyplývajúce zo zákona vzťahujú alebo nie.
Správnym spracovaním dokumentácie GDPR a plnením zákonných povinností sa viete ochrániť pred mnohými rizikami
Výber dodávateľa, ktorý pre Vás bude zabezpečovať plnenie povinností týkajúcich sa GDPR, by ste mali dôkladne zvážiť - nie každá dokumentácia totiž automaticky spĺňa zákonné náležitosti. Teda výberom nesprávneho dodávateľa sa môžete dostať do situácie, keď dokumentáciu síce máte spracovanú, no nesprávnym spôsobom (napríklad tak, že táto nezohľadňuje konkrétne činnosti vo Vašej spoločnosti).
Zodpovedná osoba
Vedeli ste, že povinnosť ustanoviť zodpovednú osobu zo zákona majú len niektoré spoločnosti, a to v závislosti od konkrétneho spôsobu spracúvania osobných údajov alebo vo vzťahu ku konkrétnemu druhu osobných údajov - teda táto povinnosť sa nevzťahuje na všetkých podnikateľov?
Obmedzenie spracúvania údajov
Vedeli ste, že právna úprava GDPR nemá za účel obmedziť Vás pri spracúvaní osobných údajov, určuje len konkrétne podmienky, spôsob a povinnosti pri spracúvaní osobných údajov. Často sa u nových klientov stretávame s názorom, že osobné údaje nie je možné z dôvodu GDPR spracúvať. To však nie je pravda. Naopak GDPR úprava v mnohom zľahčila nakladanie s osobnými údajmi a ich spracúvanie.
Potrebný súhlas na spracovanie
Vedeli ste, že v mnohých prípadoch je možné osobné údaje spracúvať aj bez súhlasu dotknutej osoby - teda takýto súhlas vôbec nie je potrebný a nie je potrebné si súhlas zabezpečovať. Často sa stretávame s (nesprávnym) riešením GDPR zo strany spoločností, ktoré vyžadujú súhlas s každým spracovaním osobných údajov, napr. žiadajú podpisy rôznych dokumentov alebo potvrdení od svojich klientov.
Najčastejšie otázky klientov
Ako prebieha príprava dokumentácie GDPR?
Potom ako nás kontaktujete a dohodneme si podmienky spolupráce, pustíme sa do práce. Na začiatku si s Vami prejdeme všetky procesy pri Vašom podnikaní, pri ktorých prichádzate do kontaktu s osobnými údajmi. Následne zabezpečíme posúdenie (t.j. najmä zistíme, ktoré povinnosti sa na Vás vzťahujú a v akom rozsahu) a začneme spracúvať dokumentáciu; ak to je potrebné, priebežne s Vami konzultujeme postup vo veci. Výstup Vám zašleme formou e-mailu, a to spolu s inštrukciami k dokumentácii a vysvetlíme Vám všetky dôležité skutočnosti. Priebežne sledujeme právnu úpravu v oblasti GDPR a informujeme Vás o zmenách, ktoré sa Vás priamo dotýkajú.
Koľko zaplatím za zabezpečenie GDPR?
Presnú výšku našej odmeny si dohodneme vždy vopred - ponuku Vám zašleme e-mailom alebo Vám ju povieme telefonicky pri prvom kontakte a Vy sa rozhodnete či s podmienkami súhlasíte. Podmienky sa počas spolupráce nikdy nemenia - teda to, čo bolo dohodnuté na začiatku, platí až do konca. Výšku odmeny určujeme podľa viacerých skutočností (v prípade GDPR zohráva úlohu najmä rozsah osobných údajov, ktoré spracúvate, spôsob spracúvania a druh osobných údajov - keďže dokumentácia GDPR sa môže zásadne líšiť v prípade rôznych spoločností, a to rozsahom, ale aj samotným obsahom).
Nemôžem použiť vzory dokumentov stiahnuté z internetu?
Túto otázku počujeme veľmi často a veľmi ťažko sa nám na ňu odpovedá. Netvrdíme, že každá vzorová dokumentácia prístupná na stiahnutie na internete je nesprávna (určite sa môžu nájsť vzory, ktoré sú spracované v súlade so zákonom). Je však potrebné zdôrazniť, že dokumentácia GDPR má presne zohľadňovať Vašu činnosť, teda aké konkrétne osobné údaje spracúvate, na aký konkrétny účel, akým spôsobom ich spracúvate, komu a či ich ďalej poskytujete, ako dlho ich spracúvate a množstvo ďalších. Z uvedeného dôvodu celkom logicky nie je možné, aby existovala vzorová dokumentácia, ktorá bude v súlade so zákonom riešiť situáciu pre rôznych podnikateľov - to, jednoducho, nie je možné. Teda, ak využijete dokumenty z internetu, môže sa stať, že nebudú spĺňať zákonné náležitosti a môžete napríklad dostať sankciu od kontrolného úradu; rovnako v takom prípade nemáte s kým vec konzultovať, nemáte zmluvného partnera (dodávateľa), ktorý nesie zodpovednosť za zhotovenú dokumentáciu, nemáte zástupcu v konaní pred kontrolným orgánom atď.